Personal Data Protection Policy for Collaborators – Suppliers

The Limited Liability company with the name “MOTOTREND SA” is located in New Philadelphia, Attica, 56, Vryoulon street, VAT number 094496688, Tax Authority FAE of Athens, as legally represented, is active in the area of the sale of motorcycle sales and related products and services by distributing Voge products and spare parts all over Greece. In the context of fulfilling our corporate goals, our company comes in direct contact with many collaborators and suppliers, with whom it signs contracts.
With a special sense of responsibility towards its collaborators and suppliers in general, our company informs with this policy its collaborators and suppliers about the type of personal data it collects, the way it is processed (collection, storage, use, transmission), the means of protection and the rights you have against this processing, which in any case is carried out in a reliable and transparent manner.

1.Data Controller and Processing Purposes

MOTOTREND S.A company is the Data Controller of your data, the necessary data required for the preparation, implementation, management, execution of our contractual relationship from the beginning until its termination. In the context of this relationship, we must operate under the law (tax, insurance etc.) and therefore we process your data in the context of our compliance with our legal obligations. Other times we process your data in case of exercising our legal claims by the relationship between us.

2.What personal data we collect and in which cases

All personal data processed by the Company has been disclosed to us by you or they come after a clearly disclosed information by public authorities in the context of the declaration of the relationship between us.
Indicatively and non-restrictively, your personal data is collected for the purpose of keeping a contract file, issuing and keeping a file of documents, registering new collaborators (dealers) in e parts system through the website voge.gr, keeping insurance policies for merchandise in dealer stores, etc.
The personal data collected by the Company in the context of its cooperation with you, as they relate to cooperation on a case-by-case basis, and relating to natural persons (sole proprietorships, natural persons or legal representatives of companies) are as follows: company details – full name (individual business or representative details), VAT, Tax Office, ID, address / home details, telephone number, email address, bank account number, IBAN, tax details, financial data, IP address, credentials.

3.What is the legal basis for the processing

The legal basis for the processing of data by MOTOTREND S.A in the above context is the contractual relationship between the company and its Suppliers – Collaborators, the contractual obligations arising from it, the observance of legal obligations and the service of any legal interests against it whose rights do not prevail over the subjects (company operation), or even the consent when and where is required.

4.Share data with third parties

Our company’s rule is the security of your data. That is why your data is not shared to third parties, but only processed by our authorized employees and executives of our company, who operate under conventional confidentiality and confidentiality clauses.

As an exception and in the context of our compliance with the law or for the purposes of exercising our legal claims, your data may be shared on a case-by-case basis:

1. to public authorities for the purposes of compliance of the Company with its legal obligations (e.g. AADE, EFKA, Certified Auditors, etc.)
2. before the competent courts for the exercise and defense of the Company’s claims
3. to third parties who provide services to the Company and have access to your above mentioned data, such as cooperating law firms, software support companies, financial advisors and so on. It should be noted that the above, either in the capacity of processors, according to the Article 28 par. 3 of the Regulation, on behalf of the Company, or as independent managers, contribute to the company and are bound by terms and guarantees of their compliance with the National and European legislation.

Detailed information for the data of our collaborators to whom an activity of our Company has been assigned to us as Processors may be provided upon submission of a relevant reasonable and justified request.

5.Διατήρηση των δεδομένων

Η διατήρηση και επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα θα λάβει χώρα και θα διαρκεί καθ’ όλη τη διάρκεια της συμβατικής σχέσης με την MOTOTREND S.A. και των επιμέρους συμβατικών της δεσμεύσεων ανάλογα με τη φύση αυτής, καθώς και για είκοσι (20) έτη (Γενική Παραγραφή αξιώσεων) από τη λήξη του ημερολογιακού έτους της συνεργασίας μας ή σε περίπτωση καταγγελίας αυτής από την ημερομηνία της καταγγελίας με δυνατότητα παράτασης του ως άνω χρόνου σε περίπτωση έγερσης αξίωσης ή εκκρεμούς δικαστικής διαμάχης ή ένδειξης ελέγχου από δημόσιες αρχές.

6.Δικαιώματα και άσκησή τους

Ειδικότερα με το Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων (ΓΚΠΔ/GDPR) 2016/679 της Ευρωπαϊκής Ένωσης αναγνωρίζονται και διασφαλίζονται τα ακόλουθα δικαιώματά των υποκειμένων:

• Δικαίωμα διαφανούς ενημέρωσης και πληροφόρησης (άρθρο 12, 13, 14 ΓΚΠΔ), δηλαδή το δικαίωμα σας να ενημερωθείτε για το πώς χρησιμοποιούνται τα προσωπικά σας δεδομένα (όπως αναλυτικά γίνεται με την παρούσα Πολιτική Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων)
• Δικαίωμα πρόσβασης (άρθρο 15 ΓΚΠΔ) στα προσωπικά δεδομένα που έχουν συλλεγεί από εσάς. Σημειώνεται ότι η MOTOTREND S.A.. θα παράσχει αντίγραφο των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα κατόπιν σχετικού αιτήματος σας.
• Δικαίωμα διόρθωσης (άρθρο 16 ΓΚΠΔ) τυχόν ανακριβών προσωπικών πληροφοριών, ώστε να είναι ακριβή.
• Δικαίωμα διαγραφής (άρθρο 17 ΓΚΠΔ) των δεδομένων σας, υπό προϋποθέσεις από τα αρχεία της εταιρείας μας. Το δικαίωμα διαγραφής – δικαίωμα στη λήθη δεν μπορεί να εφαρμοσθεί στο βαθμό που η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την τήρηση νομικής υποχρέωσης, για τη θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων εκ μέρους της MOTOTREND S.A. .
• Δικαίωμα να περιορίσουμε την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων (άρθρο 18 ΓΚΠΔ)
• Δικαίωμα φορητότητας των προσωπικών σας δεδομένων. Δικαιούστε να λαμβάνετε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν σε δομημένο, κοινώς χρησιμοποιούμενο και αναγνώσιμο από μηχανήματα μορφότυπο και καθώς και να τα διαβιβάζετε υπό τις νόμιμες προϋποθέσεις σε άλλον υπεύθυνο επεξεργασίας, αρκεί αυτό να μην επηρεάζει δυσμενώς τα δικαιώματα και τις ελευθερίες άλλων (μόνο για αυτοματοποιημένη επεξεργασία πληροφοριών τις οποίες μας παρείχατε με τη συγκατάθεση σας ή για την εκτέλεση της μεταξύ μας σύμβασης).
• Δικαίωμα εναντίωσης (άρθρο 21 ΓΚΠΔ) στην επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων, υπό προϋποθέσεις.
• Δικαίωμα ανάκλησης της ήδη δοθείσας συγκατάθεσης σας (άρθρο 7 ΓΚΠΔ) ανάλογα με το αν η επεξεργασία έχει βασιστεί στη νομική βάση της συγκατάθεσης. Η νομιμότητα της επεξεργασίας των δεδομένων σας δεν επηρεάζεται από την ανάκληση της συγκατάθεσης έως το χρονικό σημείο που αιτηθήκατε την ανάκληση.

Έχετε κάθε δικαίωμα να ασκήσετε τα δικαιώματα σας αποστέλλοντας email στην ηλεκτρονική διεύθυνση info@voge.gr ή με επιστολή- παράδοση στη διεύθυνσή μας Βρυούλων 56, Νέα Φιλαδέλφεια, ΤΚ 14341, Αθήνα, συμπληρώνοντας το σχετικό έντυπο άσκησης δικαιωμάτων που σας παρέχουμε εδώ.

• Τα ως άνω δικαιώματα θα εξετασθούν με τη συμπλήρωση και αποστολή του σχετικού εντύπου άσκησης δικαιωμάτων, όπως έχει αναρτηθεί στην ιστοσελίδα μας και υπό τις ρητές οδηγίες που αναγράφονται σε αυτό.
• Η Mototrend S.A. θα καταβάλει κάθε προσπάθεια να προβεί στις απαιτούμενες ενέργειες εντός ενός (1) μήνα από την ημερομηνία επίκλησης / άσκησης του κατά περίπτωση δικαιώματος εκ μέρους σας, εκτός εάν οι εργασίες που αφορούν την ικανοποίηση του αιτήματος χαρακτηρίζονται από ιδιαιτερότητες και/ή περιπλοκές βάσει των οποίων η Εταιρεία διατηρεί το δικαίωμα να επεκτείνει τον χρόνο ολοκλήρωσης των ενεργειών.
• Σε κάθε περίπτωση η Εταιρεία θα σας ενημερώσει σχετικά με την πορεία του αιτήματός σας εντός ενός μήνα από την υποβολή του.
• Μπορείτε να προσφύγετε στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα ( Λ. Κηφισίας 1-3, Αθήνα, Τ.Κ. 115 23, +30 210 6475600, [email protected] ) εάν πιστεύετε ότι τα δικαιώματά σας έχουν παραβιασθεί κατά την επεξεργασία τους από τη Mototrend S.A.

7.Τεχνικά και οργανωτικά μέτρα

Η Εταιρεία λαμβάνει σχετική πρόνοια για τη λήψη επαρκών και αναγκαίων τεχνικών και οργανωτικών μέτρων για τη διαφύλαξη τόσο της τεχνολογικής όσο και της φυσικής ασφάλειας σύμφωνα με το άρθρο 32, και ειδικότερα υφίσταται εγκαταστημένο στην πληροφοριακή υποδομή Antivirus, Firewall για την προστασία των υποδομών από εσωτερικές και εξωτερικές απειλές, κρυπτογράφηση βάσεων δεδομένων, τακτική ενημέρωση των λειτουργικών συστημάτων των πληροφοριακών αγαθών, διαβαθμισμένη πρόσβαση ανά ομάδα χρηστών, αξιολόγηση ευπαθειών για την διασφάλιση των απαραίτητων οργανωτικών και τεχνικών μέτρων, τηρούνται αντίγραφα ασφαλείας και εφαρμόζονται σχετικές Πολιτικές εντός της Εταιρείας για την ηλεκτρονική και φυσική ασφάλεια της υποδομής και την προστασία των δεδομένων. και τηρεί τις αρχές της επεξεργασίας σύμφωνα με το γράμμα του Κανονισμού, ήτοι την αρχή νομιμότητας, αντικειμενικότητας και διαφάνειας, την αρχή περιορισμού του σκοπού, την αρχή ελαχιστοποίησης των δεδομένων, την αρχή της ακρίβειας, την αρχή του περιορισμού της περιόδου αποθήκευσης και την αρχή της ακεραιότητας και εμπιστευτικότητας (άρθρο 5). Με γνώμονα τη διαφύλαξη της ιδιωτικότητάς σας, εφαρμόζουμε τις βέλτιστες πρακτικές διασφάλισης των προσωπικών σας δεδομένων, μέσω της υλοποίησης των απαραίτητων τεχνικών και οργανωτικών μέτρων που ορίζει ο ΓΚΠΔ. Τα δεδομένα διασφαλίζονται από την απώλεια της διαθεσιμότητας, ακεραιότητας και εμπιστευτικότητας της πληροφορίας.

8.Τι συμβαίνει σε περίπτωση παραβίασης των δεδομένων σας

Παρά τη δέουσα επιμέλεια που επιδεικνύει η MOTOTREND S.A. και των εσωτερικών Πολιτικών που εφαρμόζει αναφορικά με την επεξεργασία προσωπικών σας δεδομένων, είναι σε ετοιμότητα προκειμένου να αντιμετωπίσει εγκαίρως τυχόν παραβίασή τους.
Σε περίπτωση διαπίστωσης από πλευράς σας τυχόν παραβίασης των προσωπικών σας δεδομένων παρακαλούμε ενημερώστε έγκαιρα την MOTOTRENDS.A., μόλις αντιληφθείτε ενδεχόμενη παραβίαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, γνωστοποιώντας μας τη φύση της παραβίασης των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και τα δεδομένα που ενδεχομένως έχουν παραβιαστεί.
Ελέγχετε αν η παραβίαση προήλθε από δική σας ευθύνη και συλλέξτε πάσα αναγκαία πληροφορία την οποία η MOTOTREND S.A θα χρησιμοποιήσει για την αντιμετώπιση του περιστατικού.

9.Ειδικότερες Δηλώσεις MOTOTRENDS.A

1. Δηλώνει ότι δεν επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα από επισκέπτες/χρήστες της ιστοσελίδας της ηλικίας κάτω των δεκαέξι (16) ετών.
2. Δηλώνει ότι δεν ευθύνεται για οιαδήποτε ζημία (άμεση, έμμεση, θετική, αποθετική) τυχόν προκληθεί στον επισκέπτη με αφορμή το δικτυακό τόπο ή τη χρήση αυτού. Ο επισκέπτης είναι αποκλειστικά υπεύθυνος για την προστασία του συστήματός του από ιούς.
3. Δηλώνει ότι δεν λαμβάνει αποφάσεις ή προβαίνει σε κατάρτιση προφίλ βάσει αυτοματοποιημένης επεξεργασίας των δεδομένων σας.
4. Δηλώνει ότι η παρούσα πολιτική ενδέχεται να τροποποιηθεί/επικαιροποιηθεί οποιαδήποτε στιγμή. O επισκέπτης θα ενημερώνετε για όλες τις σημαντικές αλλαγές, ενώ κάθε φορά στο site θα αναρτάται η επικαιροποιημένη έκδοση. Για το λόγο αυτό ο επισκέπτης της ιστοσελίδας οφείλει να ενημερώνεται και να ανατρέχει τακτικά στην παρούσα πολιτική.
5. Ο επισκέπτης δύναται να ενημερωθεί για τη χρήση των Cookies που χρησιμοποιούνται στον παρόντα ιστότοπο για τον οποίο υπεύθυνη επεξεργασίας είναι η Mototrend S.A και τι πληροφορίες συλλέγονται μέσω αυτού στην αντίστοιχη πολιτική Cookies που είναι αναρτημένη εδώ.

10.Στοιχεία επικοινωνίας

Α) Στοιχεία Υπεύθυνου Επεξεργασίας:

Mototrend S.A.
Διεύθυνση: Βρυούλων 56, Νέα Φιλαδέλφεια, ΤΚ 14341, Αθήνα
Τηλέφωνο: 2102585991
Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο: info@voge.gr

Β) Στοιχεία Αρχής Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (ΑΠΔΠΧ, αρμόδια εθνική Εποπτική Αρχή):

Γραφεία: Λεωφόρος Κηφισίας 1 – 3, Τ.Κ. 115 23, Αθήνα
Τηλεφωνικό Κέντρο: +30 2106475600
Fax: +30 2106475628
Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο: [email protected]